直近の5年ぐらい、そしてこれからの5年ぐらいで働き方が大きく変わろうとしています。あらゆるものがインターネットに接続されて、商談や会議などもほとんどオンラインでできるようになると、遠く離れた場所でも仕事ができるようになってきます。
もちろん現場に行かないと仕事ができない業種もたくさんありますが、一部の仕事をこうしたテレワークやオンラインに切り替えることで、企業のコストや人員の削減にも役立ち、働いている人も余計な移動時間を使わなくて済むようにもなってきました。
さらに今まで管理が大変だった書類もペーパーレス化がさらに進んでいけば、世界中どこからでも社内の資料や書類にアクセスが出来るようになり、効率の良い業務ができるようにもなってきます。
これからはペーパーレス化がますます加速する！？
実際にフリーアドレスになったり、個人用のロッカーが少なくなったり、必然的にドキュメント管理していた様々な書類がペーパーレスになっていく事は仕方のないことでしょう。
もちろん、フリーアドレスで個人所有のスペースが少なくなるわけですから書類は最低限にしなければ成り立たないのは言うまでもありません。
もちろん、部門によっては契約書、決裁書類、過去のエビデンス等を書類で置いておく方が便利だと言う方々もいるでしょう。
しかしながらこれからのビジネスを検討していく際、こうした過去の文章もPDF化し、データベースで管理していく事が非常に重要になってきます。
何よりも、情報セキュリティの側面から考えたときにもドキュメントを保管する際にリアルかオンラインか？どちらがメリットがあるかを考えたときには必然的にセキュリティーレベルを書類によって変えていくことができるオンラインの方がメリットがあるのです。
ペーパーレス化は過去の書類は単純にPDF化を押し、セキュリティーレベルを分けて保管すれば良いのですが、問題は新たに発生するドキュメントです。決裁を電子化し、押印業務や決裁をオンラインで行う仕組みを導入する必要があります。
独自のシステムを導入しようとすれば非常にコストがかかりますが、汎用ソフトをうまく活用し若干のカスタマイズを加えるだけで済むのであればサブスクサービスもありますので導入費用、ランニングコスト、サーバー費用もそれほど負荷になることもありません。
社員への給与もWEBサービス導入が増える
ここ数年で働き方が大きく変わりました。テレワークで業務を推進できる企業、職能についてはこれからもテレワークが進むことでしょう。
必然的に人事サービスについてもテレワークに合わせた形で進化する必要があります。そこで、どのような企業でも必ず必要になるのが従業員への様々なお知らせ、または給与の明細サービスになります。
決裁書類等を電子化するタイミングと同じく、人事サービスの中でも必ず必要となるWEB給与明細サービスも導入すべきです。
まずは、コスト面から考えた場合もすぐに回収することができると思いますし、従業員にとってもWEB給与明細サービスの方が自らの過去の収入を管理するにあたって非常にメリットがあると考えられるからです。
もちろん、給与明細にトップの発信やメッセージが込められる場合もあるでしょう。しかしながらこのようなトップ発信のツールとして活用される場合も、WEB給与明細サービスに合わせて発信すれば十分に伝わるはずです。
むしろ必ず従業員が閲覧するであろう給与明細とセットで発信した方がメッセージが伝わりやすいのではないでしょうか。
以上のことからコスト面や意味を考えた場合に電子化を行う際には人事サービスも全て電子化をしてしまう方が効率的だと考えられます。
これからの時代、導入コスト、導入効果を考えた場合、必然的に導入の方がメリットがあると間違いなく経営判断されるはずです。
